会议时间表
会议前
10月/ 11月
- 申请表将邮寄至会议组织者
- 申请表由会议主办单位填写并交回
- 赞助表格(如果需要的话)被送回校园服务办公室
- 与会议组织者会面(如果需要),详细讨论细节,并参观校园和设施
12月/ 1月
- 会议日期的确认函由校园服务办公室发出
- 套餐费用由校园服务办公室确定
1月/ 2月
- 协议函书面发送给会议组织者
- 签署协议书并在返回日期前返回校园服务办公室
2月
- 医疗表格和免责声明将发送给会议组织者
- 餐饮活动的菜单发送给会议组织者
3月/ 4月
- 责任险证明(如果需要)被送到校园服务办公室
- 已提交未成年人保护证明
四月底/五月初
-
所有餐饮活动菜单由校园服务办公室最终确定
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教室最终确定并与会议组织者确认
约. 抵达前15个工作日:
- 估计号码和初步花名册将于下午2点前寄出.m. (CST)在协议书中指定的日期之前寄到校园服务办公室.
- 到达前约5个工作日:保证号码和最终名单在下午2点前传真或邮寄.m. (CST)在协议书中指定的日期之前寄到校园服务办公室.
会议期间
- 会议到达校园,收集医疗表格和/或责任免责声明.
- 会议助理与会议组织者或指定人员进行日常沟通.
- 会议从校园出发.
会议结束后
- 评估结果将发送给会议组织者.
- 最终的主账单由校园服务办公室协调和邮寄. 请注意,这些是在会议季结束后寄出的,校园合作伙伴将账单提交给校园服务办公室.
- 会议组织者的付款应在计费日起30天内收到.